Innan ni använder mallen
En mall för kundkännedom är en startpunkt, inte en färdig rutin. Kundens riskprofil ska bestämmas utifrån er allmänna riskbedömning (2 kap. 3 § PTL). Rutinerna ska anpassas efter er storlek, er verksamhet och de risker ni har identifierat (2 kap. 8 § PTL).
Det betyder tre saker för checklistan nedan:
- Stegen visar vad lagen kräver. Hur djupt ni går i varje steg avgörs av risken (3 kap. 14 § PTL).
- Underlagskolumnen ger exempel. Er rutin ska ange vilket underlag ni godtar.
- Punkter som bara gäller vid hög risk är markerade. Vid låg risk får åtgärderna vara mer begränsade och vidtas på annat sätt (3 kap. 15 § PTL).
Checklistan bygger på lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (PTL), som gäller i dag. Från den 10 juli 2027 gäller EU:s penningtvättsförordning (AMLR) direkt. Bakgrunden finns i guiden om kundkännedom.
Checklista: företagskund
| # | Vad ska göras | Underlag (exempel) | Lagrum |
|---|---|---|---|
| 1 | Identifiera bolaget och kontrollera identiteten | Registerutdrag eller annan oberoende och tillförlitlig källa | 3 kap. 7 § första stycket PTL |
| 2 | Kontrollera identitet och behörighet för den som företräder bolaget | Id-handling eller e-legitimation, registrerad firmateckning eller fullmakt | 3 kap. 7 § tredje stycket PTL |
| 3 | Sök i registret över verkliga huvudmän | Utdrag ur registret | 3 kap. 8 § första stycket PTL |
| 4 | Förstå ägar- och kontrollstrukturen | Ägarskiss, aktiebok, bolagsordning, avtal | 3 kap. 8 § första stycket PTL |
| 5 | Kontrollera den verkliga huvudmannens identitet | Id-handling eller annan tillförlitlig källa | 3 kap. 8 § första stycket PTL |
| 6 | Saknas verklig huvudman: ange styrelseordförande, vd eller motsvarande | Dokumenterad utredning som visar varför | 3 kap. 8 § tredje stycket PTL |
| 7 | Bedöm om kund eller verklig huvudman är PEP, familjemedlem eller känd medarbetare | Egen fråga till kunden och kontroll mot en källa ni valt i er rutin | 3 kap. 10 § PTL |
| 8 | Kontrollera om bolaget är etablerat i ett högrisktredjeland | EU-kommissionens lista över högrisktredjeländer | 3 kap. 11 § PTL |
| 9 | Inhämta syfte och art med affärsförbindelsen | Uppdragsbeskrivning, förväntade tjänster, volymer och flöden | 3 kap. 12 § PTL |
| 10 | Bestäm kundens riskprofil | Riskbedömning utifrån er allmänna riskbedömning | 2 kap. 3 § PTL |
| 11 | Vid hög risk: vidta skärpta åtgärder | T.ex. uppgifter om affärsverksamhet, ekonomisk situation och medlens ursprung | 3 kap. 16 § PTL |
| 12 | Beslut: etablera eller avstå | Dokumenterat beslut med motivering | 3 kap. 1 § PTL |
Undantag: 3 kap. 8 § första stycket gäller inte aktiebolag vars aktier är upptagna till handel på en reglerad marknad i Sverige, inom EES eller på en motsvarande marknad utanför EES, eller dotterföretag till ett sådant bolag (3 kap. 8 § andra stycket PTL).
Mer om steg 3–6 finns i verklig huvudman.
Checklista: privatperson
| # | Vad ska göras | Underlag (exempel) | Lagrum |
|---|---|---|---|
| 1 | Identifiera kunden och kontrollera identiteten | Id-handling eller e-legitimation | 3 kap. 7 § första och andra stycket PTL |
| 2 | Handlar någon för kundens räkning: kontrollera identitet och behörighet | Fullmakt eller annat behörighetsunderlag, id-handling | 3 kap. 7 § tredje stycket PTL |
| 3 | Utred om kunden har en verklig huvudman, alltså om någon annan står bakom | Kundens egen uppgift och er bedömning | 3 kap. 8 § PTL, 1 kap. 3 § lag (2017:631) |
| 4 | Bedöm om kunden är PEP, familjemedlem eller känd medarbetare | Egen fråga till kunden och kontroll mot en källa ni valt i er rutin | 3 kap. 10 § PTL |
| 5 | Kontrollera om kunden är etablerad i ett högrisktredjeland | EU-kommissionens lista | 3 kap. 11 § PTL |
| 6 | Inhämta syfte och art med affärsförbindelsen | Uppdragsbeskrivning, förväntade transaktioner | 3 kap. 12 § PTL |
| 7 | Bestäm kundens riskprofil | Riskbedömning utifrån er allmänna riskbedömning | 2 kap. 3 § PTL |
| 8 | Vid hög risk: vidta skärpta åtgärder | T.ex. uppgifter om ekonomisk situation och medlens ursprung | 3 kap. 16 § PTL |
| 9 | Beslut: etablera eller avstå | Dokumenterat beslut med motivering | 3 kap. 1 § PTL |
Särskilda situationer som kräver mer
Kunden eller verklig huvudman är PEP
Utöver stegen ovan ska ni alltid (3 kap. 19 § PTL):
- vidta lämpliga åtgärder för att ta reda på varifrån tillgångarna i affärsförbindelsen kommer,
- tillämpa skärpt fortlöpande uppföljning och övervaka i förhöjd omfattning, och
- inhämta godkännande från en behörig beslutsfattare innan ni ingår eller avbryter förbindelsen.
Detsamma gäller familjemedlemmar och kända medarbetare. Se PEP-kontroll.
Kunden är etablerad i ett högrisktredjeland
Skärpta åtgärder är obligatoriska (3 kap. 17 § PTL). De ska åtminstone omfatta skärpt övervakning och inhämtande av:
- ytterligare information om kunden och den verkliga huvudmannen,
- ytterligare information om syfte och art,
- information om ekonomisk situation och varifrån medlen kommer, och
- godkännande från en behörig beslutsfattare.
Sanktioner
Kontroll mot sanktionslistor regleras separat från PTL:s kundkännedomsregler. Hemvist i en stat som är föremål för sanktioner är en omständighet som kan tyda på hög risk (2 kap. 5 § 7 PTL). Se sanktionsscreening.
När ska checklistan göras?
- Vid ny affärsförbindelse. Åtgärderna vidtas vid etableringen (3 kap. 4 § PTL). Identitetskontrollen av kunden och den verkliga huvudmannen ska vara klar innan förbindelsen etableras (3 kap. 9 § PTL).
- Vid enstaka transaktioner. Från motsvarande 15 000 euro, eller mindre transaktioner som hör ihop och tillsammans når beloppet (3 kap. 4 § andra stycket PTL).
- Under förbindelsen. Löpande och vid behov, så att kännedomen är aktuell och tillräcklig (3 kap. 13 § PTL). Riskprofilen ska ändras när det finns anledning (2 kap. 3 § PTL).
- Vid avvikelser. Skärpta åtgärder för att bedöma om det finns skälig grund för misstanke (4 kap. 2 § PTL).
Hur ofta ni gör om kontrollen bestäms i er rutin, utifrån risk. Läs mer om periodisk och händelsestyrd granskning och riskbedömning av kunder.
Vad ska dokumenteras?
Bevara handlingar och uppgifter om åtgärderna för kundkännedom i fem år (5 kap. 3 § PTL). Tiden räknas från när åtgärden utfördes eller, vid affärsförbindelse, från när förbindelsen upphörde. Längre bevarande är tillåtet när det är nödvändigt för att förebygga, upptäcka eller utreda penningtvätt, men högst tio år totalt (5 kap. 4 § PTL).
Spara för varje kund minst:
- kopior eller referenser till identitetsunderlag för kund, företrädare och verklig huvudman
- sökningen i registret över verkliga huvudmän och er utredning av ägar- och kontrollstruktur
- PEP-bedömningen och kontrollen av högrisktredjeland
- uppgifterna om syfte och art
- riskprofilen med motivering
- eventuella skärpta åtgärder och vad de visade
- beslutet, vem som fattade det och när
- uppföljningar och ändringar av riskprofilen över tid
Ni ska också kunna svara snabbt och fullständigt på om ni under de senaste fem åren har haft en affärsförbindelse med en viss person, och i så fall om förbindelsens art (4 kap. 7 § PTL).
Om kundkännedom inte kan uppnås
Kan ni inte slutföra checklistan får ni inte etablera affärsförbindelsen eller utföra transaktionen. En befintlig förbindelse får inte upprätthållas (3 kap. 1 § PTL). Dokumentera beslutet. Finns skälig grund att misstänka penningtvätt ska ni rapportera till Polismyndigheten, även om transaktionen inte genomförs (4 kap. 3 § PTL).
Från mall till process
AKT driver kundkännedomsprocessen och samlar underlag, screening, riskbedömning och beslut i en kundakt med fullständigt revisionsspår. Onboarding, periodisk och händelsestyrd granskning sker i samma akt, och ansvarig person fattar beslutet. Läs mer om plattformen eller se upplägget för redovisningsbyråer.